Polskie prawo jasno określa kiedy bazy danych powinny zostać zgłoszone do Głównego Inspektoratu Danych Osobowych. W skrócie można przyjąć zasadę że jeśli oczekujemy podania imienia i nazwiska oraz adresu e-mail – bazę taką powinniśmy zgłosić do GIODO. Jeżeli tylko imię i adres e-mail – nie mamy obowiązku zgłaszania bazy do GIODO.

Samo zgłoszenie jest bezpłatne. Należy jedynie wypełnić formularz, który po części wypełnia operator bazy, po części administrator serwera.

Bazy podlegające zgłoszeniu do GIODO, ale także wszystkie inne, muszą być dobrze strzeżone i zabezpieczone przed próbami ich przejęcia. Warto zatem dla dobra własnej firmy zadbać, aby były one bezpieczne.